Guía Fácil: VERI*FACTU y Factura Electrónica explicados para empresas y autónomos
Seguro que has oído hablar de VERI*FACTU, de la nueva factura electrónica y de que “el PDF va a desaparecer”. Hay bastante confusión porque, en realidad, no estamos hablando de una sola norma, sino de dos normativas diferentes. En esta guía te explicamos de forma sencilla qué cambia, a quién afecta, cuándo entra en vigor y qué tiene que hacer tu programa de facturación.
Lo importante en 30 segundos
Factura Electrónica B2B: cambia principalmente cómo intercambias las facturas con otras empresas y profesionales.
RRSIF / VERI*FACTU: cambia cómo debe funcionar el programa que utilizas para generar y conservar los registros de facturación.
1. ¿Por qué hay dos normativas?
Aunque muchas veces se habla de “la nueva ley de facturas”, en realidad hay dos normas diferentes que persiguen objetivos distintos.
Factura Electrónica B2B
Regula principalmente cómo se emiten, intercambian y gestionan las facturas entre empresas y profesionales, con el objetivo, entre otros, de mejorar el control de los pagos y combatir la morosidad.
RRSIF / VERI*FACTU
Regula principalmente cómo debe funcionar el sistema informático que utilizas para facturar, para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
2. Factura Electrónica B2B: ¿qué cambia?
La factura electrónica B2B afecta a las operaciones entre empresas y profesionales. Si facturas a un consumidor final, esta obligación específica de factura electrónica B2B no es la que regula esa operación.
- El PDF por sí solo no será suficiente cuando la obligación entre en aplicación. La factura deberá generarse en un formato electrónico estructurado que pueda ser procesado automáticamente.
- Se utilizarán formatos estructurados como Facturae, UBL, CII o EDIFACT, conforme a los requisitos establecidos por la normativa.
- Habrá información sobre el estado de las facturas. El receptor deberá comunicar determinados estados, como la aceptación o rechazo comercial y, cuando corresponda, el pago completo.
- También se informará del pago. Cuando corresponda comunicar el pago efectivo completo, deberá indicarse la fecha en que se realizó. El plazo máximo es de 4 días naturales desde la fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
¿Y el PDF? El PDF no desaparece de todas las facturas. Durante los primeros 12 meses de aplicación para los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, podrán acompañar la factura electrónica con un PDF para facilitar su lectura.
3. RRSIF y VERI*FACTU: ¿qué cambia en tu programa?
Aquí está la parte que afecta directamente al programa informático que utilizas para facturar. La normativa establece requisitos para garantizar que los registros de facturación sean íntegros, trazables e inalterables.
En general, afecta a los empresarios y profesionales incluidos en su ámbito, tanto cuando facturan a empresas como cuando facturan a particulares, con las exclusiones previstas legalmente, como determinados sujetos sometidos al SII respecto de sus propias facturas.
¿Qué tiene que hacer el programa?
- Conservar los registros: una vez generado un registro de facturación, no se puede simplemente modificar o borrar para hacer desaparecer lo ocurrido. Las correcciones deben realizarse mediante los procedimientos previstos por la normativa.
- Encadenar los registros: cada registro incorpora una huella criptográfica que lo relaciona con el registro anterior. Esto permite detectar alteraciones o rupturas en la cadena.
- Incorporar el QR tributario: las facturas expedidas mediante un sistema informático deben incorporar el QR correspondiente. Cuando la factura sea electrónica, la representación gráfica puede sustituirse por el contenido que representa el código.
- Elegir una modalidad de funcionamiento: el sistema puede operar como VERI*FACTU o como NO VERI*FACTU.
4. VERI*FACTU y NO VERI*FACTU: ¿cuál es la diferencia?
Los dos sistemas cumplen el marco del RRSIF. La principal diferencia está en qué ocurre con los registros de facturación respecto a la AEAT.
VERI*FACTU
El sistema remite los registros de facturación a la AEAT conforme a las condiciones establecidas.
La factura incorpora además la mención correspondiente a VERI*FACTU.
NO VERI*FACTU
El sistema no remite automáticamente los registros a la AEAT.
A cambio, debe cumplir requisitos adicionales de seguridad e integridad, como la firma electrónica de los registros y el registro de eventos.
Importante: VERI*FACTU no es el nombre de toda la normativa. Es una de las modalidades de funcionamiento previstas dentro del RRSIF.
5. ¿Cuándo tengo que tener preparado mi programa?
Para el RRSIF, las fechas de adaptación ya están fijadas:
| Normativa | ¿A quién afecta? | Fecha |
|---|---|---|
| RRSIF | Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | Antes del 1 de enero de 2027 |
| RRSIF | Resto de obligados tributarios, como muchos autónomos | Antes del 1 de julio de 2027 |
| Factura Electrónica B2B | Empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior | 12 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial correspondiente |
| Factura Electrónica B2B | Resto de empresarios y profesionales | 24 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial correspondiente |
En el caso de la factura electrónica B2B, estos plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación electrónica.
6. ¿Qué pasa si tengo un programa hecho a medida?
Aquí es donde muchas empresas pueden encontrarse con el verdadero reto.
Si utilizas un programa comercial de facturación en la nube, normalmente será el proveedor del software quien adapte el producto. Pero si utilizas un ERP propio, un CRM personalizado, una plataforma de reservas, un sistema de venta online o una aplicación desarrollada a medida que interviene en la expedición de facturas, conviene revisar la arquitectura antes de que llegue la fecha obligatoria.
No se trata únicamente de añadir un botón o colocar un QR en el PDF. El sistema debe generar y conservar correctamente los registros de facturación y cumplir los requisitos técnicos del RRSIF.
Un ejemplo muy habitual
Imagina una empresa que utiliza una aplicación propia para gestionar pedidos, reservas o ventas y que además genera sus propias facturas.
Aunque la aplicación no sea un programa de contabilidad tradicional, si interviene en la expedición de facturas deberá revisarse para comprobar que cumple los requisitos del RRSIF y que está preparada para generar y conservar correctamente los registros de facturación.
7. ¿Hay sanciones?
Sí. La normativa tributaria contempla sanciones específicas relacionadas con determinados incumplimientos de los sistemas informáticos de facturación.
Entre ellas se contemplan, en los supuestos previstos legalmente, sanciones de 50.000 € por ejercicio por determinados casos de tenencia de sistemas no certificados o alterados, así como de 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema para determinados supuestos de fabricación, producción o comercialización de sistemas que incumplen los requisitos.
Por eso, adaptar un programa a medida con tiempo no es solo una cuestión técnica: también ayuda a preparar el sistema antes de que la normativa sea aplicable.
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Contacta con Olbia SystemInformación de referencia: esta guía se basa en el Real Decreto 1007/2023, relativo a los sistemas informáticos de facturación, y en el Real Decreto 238/2026, relativo a la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. La aplicación de determinadas obligaciones depende de los plazos y condiciones establecidos en dichas normas.
