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- diciembre 20, 2023
Herramientas de Microsoft 365, sé más eficaz y eficiente.
· ¿Cómo las herramientas de Oficina Virtual de Microsoft 365 mejoran mi productividad?
¿Qué son las herramientas de oficina virtual y cómo mejoran mi eficacia?
Las herramientas de oficina virtual son un conjunto de servicios y aplicaciones que permiten a las empresas y los profesionales trabajar de forma remota. Estas herramientas ofrecen funciones similares a las que se encuentran en una oficina tradicional, como el correo electrónico, la mensajería instantánea, la videoconferencia, la gestión de proyectos y el almacenamiento en la nube. Además, estas herramientas de oficina virtual permiten una gran ventaja y es que puedas trabajar en remoto desde cualquier lugar.
Imprescindible para trabajar en remoto
Las herramientas de oficina virtual proporcionan numerosas ventajas. En primer lugar, mejoran la comunicación y la colaboración. Esto es esencial para realizar trabajos en remoto, ya que los empleados no se encuentran en la misma ubicación física pero sí les permite mantenerse conectados y trabajar de forma eficaz lo que aumenta las sinergias entre empleados.
En segundo lugar, esto supone ahorro de tiempo y dinero. Las herramientas de oficina virtual pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero al eliminar la necesidad de una oficina física.
Por último, proporciona mayor flexibilidad. Las herramientas de oficina virtual permiten a los empleados trabajar desde cualquier lugar, lo que les brinda mayor flexibilidad y control sobre su horario. Esto puede contribuir a una mayor satisfacción laboral y a una reducción del estrés.
¿Cuáles son las ventajas de las herramientas Microsoft 365?
Todas estas herramientas están enfocadas a lograr un mayor trabajo en equipo. Aún así, muchas organizaciones no implantan estas herramientas por qué no conocen los verdaderos beneficios que pueden suponer en cuestión de eficacia, eficiencia y productividad. A continuación, listamos las ventajas que supone disponer de una oficina virtual:
- Automatiza procesos: La eficiencia se consigue automatizando aquellas tareas complejas y tediosas que consumen mucho tiempo de trabajo para una empresa (Especial enfásis en aquellas tareas repetitivas). Las nuevas tecnologías están equipadas para ahorrar tiempo en cualquier organización, a su vez, los servicios en la nube o las videoconferencias hacen que se eliminen desplazamientos como por ejemplo una reunión, suponiendo un ahorro en el tiempo que permitirá mayor eficiencia en los procesos empresariales.
- Mayor flexibilidad: El teletrabajo ha aumentado considerablemente en los últimos años, todo esto gracias a la flexibilidad que aporta una oficina virtual. Sin embargo, todo esto no es posible sin una optimización de las herramientas virtuales que permitan la conexión fluida dele quipo de trabajo y el desarrollo de procesos conjuntos.
- Mayor seguridad: La seguridad de los datos de cualquier empresa deben ser el foco principal a la hora de contratar servicios de oficina virtual, disponer de una oficina virtual te permitirá tener mayor control sobre quién accede a la información y a cada una de las herramientas, además de, poder restringir los accesos cuando sea necesario.
- Nuevas competencias: Disponer de una oficina virtual hace que, los usuarios que trabajan con este software desarrollen nuevas competencias en materia de manejo de herramientas y, también, de adquirir conocimientos del manejo de las mismas.
- Inmediatez: Uno de los aspectos clave de la oficina virtual y en general de la digitalización es, la significativa reducción del tiempo de espera en cualquier clase de proceso. Gracias a la inmediatez a la hora de disponer de información y la interacción que supone elaborar respuestas entre usuarios.
- Análisis de eficacia laboral: Disponer de un sistema de control de proyectos es una gran ventaja que aumenta la productividad de la empresa. De esta forma, se podrá observar qué partes de un proyecto se llevan a cabo con eficiencia y cuáles no.
Ejemplo de herramientas Microsoft 365 que mejorarán tu eficacia.
En tu día a día, seguramente utilices herramientas de oficina virtual que ahorrarán gran parte de tu tiempo, y más seguramente, conocías las ventajas de su uso anteriormente mencionadas. Pero siempre se pueden conocer más herramientas muy útiles para tu vida personal y para tu empresa. A continuación, dejamos una pequeña lista de las tecnologías más interesantes que Microsoft Office 365 pone a tu disposición:
- Planner es una aplicación de gestión de tareas que permite a los equipos crear planes, asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso y colaborar en tiempo real.
- Insights es una aplicación de análisis de datos que permite a las empresas recopilar, analizar y visualizar datos para tomar mejores decisiones.
- Calendario es una aplicación de calendario que permite a los usuarios organizar sus citas, eventos y reuniones.
- Projects es una aplicación de gestión de proyectos que permite a las empresas planificar, asignar recursos, realizar un seguimiento del progreso y entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
- Power Automate es una plataforma de automatización que permite a las empresas crear flujos de trabajo para automatizar tareas repetitivas.
- SharePoint es una plataforma de colaboración que permite a las empresas crear sitios web, almacenar archivos y compartir información.
¿Cómo se pueden interrelacionar entre ellas para mejorar la productividad en una empresa?
Planner y Calendario pueden utilizarse juntos para gestionar el tiempo y las tareas de un equipo. Planner puede utilizarse para crear planes de trabajo, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso. Calendario puede utilizarse para programar reuniones y eventos.
Insights y Power Automate pueden utilizarse juntos para automatizar tareas y procesos repetitivos. Insights puede utilizarse para recopilar datos y realizar análisis. Power Automate puede utilizarse para crear flujos de trabajo que automaticen las tareas basadas en los datos de Insights.
Projects y SharePoint pueden utilizarse juntos para gestionar proyectos y compartir información. Projects puede utilizarse para planificar, asignar recursos y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos. SharePoint puede utilizarse para almacenar archivos, crear sitios web y compartir información con los miembros del equipo.
A modo de ejemplo, una empresa de construcción puede utilizar Projects para planificar un nuevo proyecto de construcción, asignar recursos y realizar un seguimiento del progreso. El equipo puede utilizar SharePoint para almacenar planos, documentos y otros documentos relacionados con el proyecto. Insights puede utilizarse para recopilar datos sobre el costo y el tiempo de los proyectos anteriores. Power Automate puede utilizarse para automatizar tareas como la creación de facturas y la emisión de informes de progreso.
En general, estas aplicaciones pueden ayudar a las empresas a mejorar la productividad al proporcionar herramientas para la gestión de tareas, el análisis de datos, la automatización y la colaboración. Todo depende de la forma en la que se apliquen estas herramientas y el manejo que se realice de las mismas. Te invitamos a explorar más herramientas de oficina virtual, existen miles con infinidad de utilidades que seguro te resultarán muy útiles en tu día a día, puedes ampliar tus conocimientos PULSANDO AQUÍ.
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